Comment obtenir un numéro de formateur

Les formateurs indépendants représentent environ 70% des organismes de formation créés en France chaque année, selon les données du secteur. Pour exercer légalement cette activité et proposer des formations professionnelles financées, l'obtention d'un numéro de déclaration d'activité (NDA) auprès de la DREETS est une obligation incontournable. Ce numéro unique à 11 chiffres permet d'identifier votre entité juridique comme prestataire de formation et d'accéder aux financements publics et mutualisés.

Les étapes à suivre

Étape 1 : Créer votre structure juridique et obtenir un SIREN

Avant toute démarche auprès de la DREETS, vous devez créer votre entreprise et obtenir votre numéro SIREN. Vous avez le choix entre plusieurs statuts juridiques : micro-entrepreneur (auto-entrepreneur), entreprise individuelle, EURL, SASU ou SARL. Le statut de micro-entrepreneur est souvent privilégié au démarrage pour sa simplicité administrative et sa franchise de TVA. Une fois votre entreprise créée, vous recevrez votre numéro SIREN composé de 9 chiffres, indispensable pour la suite de vos démarches. Ce numéro identifie votre entité juridique et sera rattaché à votre futur numéro de déclaration d'activité. Notez que le NDA est attaché au SIREN : en cas de changement de statut juridique créant un nouveau SIREN, vous devrez refaire une demande de NDA.

Étape 2 : Signer votre première convention de formation

C'est le paradoxe du système : vous devez fournir une preuve d'activité de formation pour obtenir votre NDA, mais vous avez théoriquement besoin du NDA pour dispenser des formations professionnelles. Concrètement, vous devez conclure une première convention de formation ou un premier contrat avec un client avant de faire votre déclaration. Cette convention doit être signée et comporter un programme de formation détaillé précisant les objectifs, le contenu, la durée et les modalités pédagogiques. La prestation doit obligatoirement être payante pour que votre demande soit acceptée. Vous pouvez également utiliser un bon de commande ou une facture comme justificatif. Cette exigence vise à éviter les demandes de NDA injustifiées et garantit que vous avez une activité réelle de formation.

Étape 3 : Rassembler les pièces justificatives obligatoires

Pour constituer votre dossier de déclaration d'activité, vous devez préparer plusieurs documents essentiels. Premièrement, un extrait Kbis de moins de 3 mois ou une attestation d'inscription au répertoire SIRENE pour justifier de votre immatriculation. Deuxièmement, le bulletin numéro 3 de votre casier judiciaire, qui atteste de votre honorabilité. Troisièmement, une copie de votre première convention de formation ou contrat, accompagnée du programme de formation complet. Quatrièmement, un document précisant les titres et qualités des formateurs intervenants ainsi que leur lien avec la formation dispensée. Si vous intervenez seul, joignez votre CV démontrant votre expertise dans le domaine enseigné. La rigueur dans la préparation de ces documents accélère considérablement le processus d'instruction par la DREETS.

Étape 4 : Effectuer la télédéclaration sur Mon activité formation

Depuis septembre 2021, la déclaration d'activité s'effectue exclusivement en ligne sur la plateforme officielle Mon activité formation (MAF), accessible sur mesdemarches.emploi.gouv.fr. Créez d'abord un compte avec votre numéro SIRET et une adresse email valide. Vous recevrez un email d'activation pour accéder au service. Une fois connecté, remplissez le formulaire de déclaration d'activité en ligne qui remplace le Cerfa 10782*05. Renseignez l'adresse, la dénomination et le statut juridique de votre organisme. Téléchargez ensuite toutes les pièces justificatives demandées au format numérique. Vous devez impérativement effectuer cette démarche dans les 3 mois qui suivent la conclusion de votre premier contrat de formation. Le dépôt en ligne simplifie considérablement les démarches et permet un suivi en temps réel de votre dossier.

Étape 5 : Attendre l'instruction de votre dossier par la DREETS

Après le dépôt de votre dossier complet, la DREETS de votre région dispose d'un délai de 30 jours pour instruire votre demande. Durant cette période, l'administration peut vous demander des justificatifs complémentaires dans un délai de 10 jours suivant la réception de votre dossier initial. Vous aurez alors 15 jours pour fournir ces documents. Jusqu'à la délivrance du récépissé ou la notification d'un refus, votre organisme est réputé déclaré et peut exercer son activité. Le silence gardé pendant 30 jours implique automatiquement l'enregistrement de votre déclaration. Le délai réel varie entre 20 et 30 jours selon la charge de travail du service régional de contrôle et la complétude de votre dossier. La DREETS peut refuser l'enregistrement si vos prestations ne correspondent pas à des actions de formation professionnelle ou si certaines dispositions légales ne sont pas respectées.

Étape 6 : Recevoir votre numéro NDA et l'utiliser correctement

Une fois votre dossier validé, le préfet de région vous délivre un récépissé comportant votre numéro d'enregistrement de déclaration d'activité (NDA). Ce numéro unique à 11 chiffres officialise votre statut de prestataire de formation. La notification est envoyée par courrier à l'adresse de votre raison sociale. Vous devez obligatoirement faire figurer ce numéro sur tous vos documents professionnels : devis, factures, conventions de formation, contrats, bons de commande et même sur votre site internet. La mention doit apparaître sous la forme : Déclaration d'activité enregistrée sous le numéro [votre NDA] auprès du préfet de région [votre région]. Attention, ce numéro ne constitue en aucun cas un agrément ou une habilitation de l'État. Vous figurerez désormais dans la liste publique des organismes de formation consultable en ligne, ce qui renforce votre crédibilité auprès de vos clients potentiels.

Étape 7 : Respecter vos obligations annuelles pour conserver votre NDA

L'obtention du NDA s'accompagne d'obligations administratives régulières indispensables pour conserver votre numéro. Chaque année, vous devez transmettre un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) retraçant votre activité de l'année précédente, avant le 31 mai. Cette déclaration s'effectue également sur la plateforme Mon activité formation. Si vous ne transmettez pas ce bilan ou s'il ne montre aucune activité de formation, votre déclaration d'activité devient caduque et vous perdez votre NDA ainsi que tous les avantages associés, notamment votre éventuelle certification Qualiopi. Vous devez également tenir une comptabilité spécifique séparant vos activités de formation si vous exercez plusieurs activités. En cas de modification d'un élément de votre déclaration initiale (changement d'adresse, de dénomination, etc.), vous devez transmettre une déclaration rectificative dans un délai de 30 jours. Le respect de ces obligations garantit la pérennité de votre activité de formateur.

💡 Conseils et astuces

• Ne facturez aucune prestation de formation tant que vous n'avez pas obtenu votre NDA, car cela constitue une irrégularité légale pouvant entraîner des sanctions administratives et des amendes.
• Anticipez vos démarches : réunissez tous les documents nécessaires avant même de signer votre première convention pour pouvoir déposer votre dossier rapidement dans le délai légal de 3 mois.
• Faites-vous accompagner si nécessaire : de nombreux organismes spécialisés proposent un accompagnement pour constituer votre dossier et éviter les erreurs qui pourraient entraîner un refus de la DREETS.
• Préparez dès maintenant votre certification Qualiopi : bien que non obligatoire pour obtenir le NDA, elle devient indispensable si vous souhaitez que vos formations soient éligibles aux financements publics comme le CPF ou les OPCO.
• Conservez précieusement tous vos justificatifs de formation : conventions signées, feuilles d'émargement, attestations de formation, car ces documents peuvent être demandés lors des contrôles de la DREETS.
• Demandez l'exonération de TVA : une fois votre NDA obtenu, vous pouvez demander une attestation à la DREETS vous permettant de bénéficier d'une exonération de TVA sur vos prestations de formation professionnelle continue.